设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护,以及进行技术性能开发的不可缺少的材料,是学校设备管理的重要技术储备。为了加强设备档案管理,既确保设备档案的完整、准确、系统和安全,又要便于借阅利用,使档案资料充分发挥作用,根据有关规定,结合我校的实际情况,特制定此管理办法。

一、设备档案的形成和归档

1凡学校购置人民币五万元以上的仪器、设备(高、精、尖、进口设备不受此限),在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘,以及随机材料均属仪器设备档案,都必须由资产管理处统一集中管理。

2学校设备管理部门即资产管理处是学校设备文件材料的形成、积累、汇总部门,必须配有兼职档案人员集中管理本校的设备文件材料。从申购设备到验收完毕(进口设备到质保期满),安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件,均归口资产管理处负责整理。

3设备到货后,资产管理处档案管理人员到场后方可开箱验收,以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作,并在仪器设备验收登记卡上签字。

4学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确,并每季度向资产管理处移交一次。

5设备档案的管理是学校仪器、设备管理工作的重要组成部分和关键环节。学校各级专(兼)职档案员要随时做好设备文件材料的积累工作。

6学校自行研制设备,在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料交资产管理处归档;在设备进行鉴定验收时,必须有资产管理处档案管理人员及使用单位负责人参加。

二、设备档案的归档范围

(一)采购设备的归档范围

1计划、选购阶段

(1) 用户申请,可行性方案论证报告;

(2) 购买仪器设备的审批文件;

(3) 协议、合同;

(4) 意向书、订购货通知单;

(5) 重要来往函件、电文;

(6) 谈判备忘录、附录、附件。

2开箱验收阶段

(1) 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单;

(2) 图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册;

(3) 开箱检验记录、商检及索赔文件;

(4) 运单、发票、海关报关单。

3安装、调试阶段

(1) 安装调试计划;

(2) 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程;

(3) 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单;

(4) 存在问题及处理意见;

(5) 安装调试技术总结报告、验收报告;

(6) 计算机和测量机还包括软件、硬件部分及其文字材料;

(7) 培训资料。

4运行及维护修理阶段

(1) 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单;

(2) 设备仪器维护保养和安全技术操作规程;

(3) 履历本、运行记录;

(4) 设备仪器保养情况记录;

(5) 设备仪器检查、普查记录;

(6) 设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书;

(7) 大、中修精度检查记录及验收移交单;

(8) 设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。

5改造、更新阶段

(1) 合理化建议及处理结果;

(2) 设备仪器改造、改装、更新的报告与批复;

(3) 改进、改装过程中形成的图样、技术文件;

(4) 设备仪器报废技术鉴定书,请示及批复文件;

(5) 设备仪器更新后技术指标试验记录,更新验收单;

(6) 技术鉴定及成果申报奖励文件。

(二)自制设备的归档范围

1方案论证及设计阶段

(1) 设备任务书、协议、合同;

(2) 调研报告、可行性方案论证报告;

(3) 有关问题的请示及批复;

(4) 计算文件、试验文件、图样;

(5) 技术条件、技术说明书、设计技术总结。

2制造加工阶段

(1) 工艺规程、工艺说明书;

(2) 重要的工艺装备图纸及说明书;

(3) 重要零、组件超差、代料单;

(4) 工艺总结。

3安装调试及鉴定验收阶段

(1) 安装、调试计划;

(2) 安装基础图,电气接线图、安装工艺规程;

(3) 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单;

(4) 存在问题及处理意见;

(5) 安装、调试技术总结报告、验收报告;

(6) 计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料;

(7) 培训材料;

(8) 技术鉴定及审批文件;

(9) 成果申报及奖励文件;

(10)使用维护说明书、操作规程。

4运行及维护修理阶段

(1)设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单;

(2)设备仪器维护保养和安全技术操作规程;

(3)运行记录;

(4)设备仪器保养情况记录;

(5)设备仪器检查普查记录;

(6)设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书;

(7)大、中修精度检查记录及验收移交单;

(8)设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。

5改造及更新阶段

(1)合理化建议及处理结果;

(2)设备仪器改造、改装、更新的报告与批复;

(3)改进、改装过程中形成的图样、技术文件;

(4)设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件;

(5)设备仪器更新后技术指标试验记录,更新验收单;

(6)技术鉴定及成果申报奖励文件。

三、设备档案的管理和利用

1设备档案的管理,必须坚持集中统一管理的原则,确保设备档案完整、准确、系统和安全。所有设备档案由资产管理处集中保管一套,其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案,一律交资产管理处保管,使用单位可借阅或自行复印。

2各仪器设备的使用单位必须有一定的保管条件,配备档案橱柜,有专人负责,对不具备以上条件的,设备档案仍由资产管理处保管。

3设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。

4档案的借阅要履行一定的手续。资产管理处保管的设备档案凭工作证借阅,秘密级以上的经该设备使用单位负责人同意后,办理借阅登记手续后,方可借阅。一般情况下,借阅时间不得超过两周。借阅的档案,不得损坏、丢失,归还时交档案管理人员当面点清(如在借阅期间有损坏、丢失等情况发生,将根据设备档案的重要性予以赔偿或积极实施补救措施)。

5使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续,以便管理。

6对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,由使用单位复印,尽量不用原件。

7仪器、设备报废后,采购设备的档案也要鉴定销毁,自制设备的档案由资产管理处长期保管。

此前下发的有关规定与本办法有抵触的,以本办法为准。

本办法自印发之日起施行。

本办法由资产管理处负责解释。